Datenschutzerklärung
Stand: 2. November 2026
1. Verantwortliche Stelle
ZahnKunstZahn Dentallabor Neumann Hertle GbR, vertreten durch Georg Hertle und Fenja Neumann, Godehardistraße 12, 31137 Hildesheim.
Telefon: +49 5121 284985
E-Mail: ihr@zahnkunstlabor.de
2. Hosting und technische Zugriffsdaten
Unsere Website und das Portal werden bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland, betrieben. Beim Seitenaufruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, angeforderte Adresse, Datum und Uhrzeit, Browser- und Betriebssysteminformationen sowie gegebenenfalls die zuvor besuchte Seite. Diese Daten dienen der Auslieferung, Fehleranalyse und Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und zuverlässiger Websitebetrieb. Die Speicherung erfolgt nur, soweit und solange dies für diese Zwecke erforderlich ist. STRATO wird für das Hosting als Auftragsverarbeiter eingesetzt. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von STRATO.
3. Notwendige Cookies und Sitzungsinformationen
Für den normalen Besuch setzen wir keine eigenen Analyse- oder Werbe-Cookies ein. Für den ausdrücklich aufgerufenen geschützten Bereich verwenden wir notwendige Sitzungscookies: __Host-zkz_portal für Teammitglieder und __Host-zkz_customer für Kunden des Datei-Uploads. Sie enthalten eine zufällige Sitzungskennung, keine Falldaten. Die Cookies sind auf den Browser begrenzt und werden mit den Attributen Secure, HttpOnly und SameSite gesetzt. Sie gelten auch in weiteren Tabs desselben Browsers. Browser können Sitzungen bei einer Wiederherstellung erneut öffnen.
Die interne Portalsitzung endet nach 30 Minuten Inaktivität oder spätestens nach acht Stunden. Kundensitzungen haben während der Nutzung kein festes Anmeldelimit; serverseitige Sitzungsdateien können nach 30 Tagen ohne Zugriff bereinigt werden. Abmeldung, Kontodeaktivierung und Passwortänderung beenden den Zugang. Beim Datei-Upload können außerdem alte temporäre Upload-Berechtigungen aus dem Tab-Speicher entfernt werden. Diese Vorgänge dienen ausschließlich der angeforderten Funktion und ihrer Sicherheit.
Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG für die notwendige Speicherung beziehungsweise den Zugriff auf Ihrem Gerät sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO für die Bereitstellung und Absicherung des Zugangs. Eine Einwilligung für diese unbedingt erforderlichen Funktionen ist nicht notwendig. Bei gesperrten Sitzungscookies können Anmeldung und Upload nicht ordnungsgemäß funktionieren.
4. Kontakt und Bewerbungen
Bei Kontaktaufnahme über Formulare, E-Mail oder Telefon verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und Nachricht, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Bei einer Kurzbewerbung betrifft dies Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschreiben. Die mit einem Formular bestätigten Datenschutzhinweise sind keine Einwilligung in Werbung.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Vertrags- und vorvertraglichen Anfragen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an der Bearbeitung geschäftlicher Anliegen. Bewerberdaten verarbeiten wir zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses nach § 26 Abs. 1 BDSG. Die Angaben sind zur Bearbeitung erforderlich; Sie können uns alternativ telefonisch oder per E-Mail erreichen.
5. Kundenzugang, Falldaten und Datei-Upload
Der Datei-Upload setzt einen von uns angelegten Kundenzugang mit E-Mail-Adresse und Passwort voraus. Wir verarbeiten den Kontonamen, die E-Mail-Adresse, einen Passwort-Hash und Anmelde- und Sicherheitsprotokolle. Bei einem Auftrag werden Auftraggeber, Patientenreferenz, Zahnfarbe, Fertigungsart, Material, ergänzende Angaben, Dateinamen und die übermittelten Dateien zur Auftragsbearbeitung gespeichert. Die Absenderadresse ist an das angemeldete Kundenkonto gebunden.
Bitte verwenden Sie eine pseudonymisierte Patientenreferenz statt des vollständigen Patientennamens und übermitteln Sie nur erforderliche Falldaten. Die Übertragung erfolgt über HTTPS. Formular- und Falldaten sowie hochgeladene Dateien werden auf dem Server verschlüsselt gespeichert. Dateien erhalten keine öffentliche Downloadadresse. Berechtigte Teammitglieder können die Vorgänge nach Anmeldung im internen Portal einsehen; Zugriffe und Downloads werden protokolliert. Beauftragte technische Betreuung kann im für Wartung und Fehlerbehebung notwendigen Umfang Zugriff erhalten.
Rechtsgrundlage der Auftragsbearbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Konten- und Systemsicherheit außerdem Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Falldaten können Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO sein. Die übermittelnde Praxis beziehungsweise das übermittelnde Labor muss für die Übermittlung und die beauftragte Verarbeitung eine tragfähige Rechtsgrundlage, erforderliche Information der betroffenen Personen und gegebenenfalls die notwendigen vertraglichen Vereinbarungen sicherstellen. Ein bloßer Haken bei den Datenschutzhinweisen ersetzt diese Voraussetzungen nicht.
6. E-Mail-Benachrichtigungen und freiwillige Auftragskopie
Nach einem neuen Vorgang erhält das Labor eine Benachrichtigung mit Vorgangstyp, Referenz und Portal-Link; bei Datei-Aufträgen enthält diese außerdem die E-Mail-Adresse des Kunden. Patientenreferenz, Nachrichtentext und Dateien werden in internen Benachrichtigungen nicht mitgesendet. Der Versand erfolgt über das STRATO-Postfach portal@zahnkunstzahn.de.
Zur technischen Betreuung werden Benachrichtigungen an ihr@zahnkunstlabor.de zusätzlich als Blindkopie an kernsenbusiness@gmail.com übermittelt. Dadurch erhalten die mit der technischen Betreuung beauftragte Stelle und deren E-Mail-Anbieter die in der Benachrichtigung enthaltenen Daten. Das Google-Postfach nutzt Dienste von Google Ireland Limited; eine Verarbeitung durch Google auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, ist möglich. Informationen zu Verarbeitung und Schutzmaßnahmen: Datenschutzerklärung von Google. Rechtsgrundlage der betrieblichen Benachrichtigung und technischen Funktionskontrolle ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Wenn Sie im Uploadformular freiwillig eine Auftragskopie anfordern, senden wir Ihnen sämtliche eingegebenen Auftragsangaben einschließlich Patientenreferenz, Nachricht und Dateinamen an die E-Mail-Adresse Ihres Kundenzugangs. Dateien werden nicht angehängt. Die Kopie wird auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO versendet und ist keine Ende-zu-Ende-verschlüsselte Nachricht. Ein bereits erfolgter Versand kann durch einen späteren Widerruf nicht rückgängig gemacht werden. Sollte die angeforderte Kopie an ihr@zahnkunstlabor.de adressiert sein, gilt auch hierfür die vorgenannte Blindkopie-Regel.
7. Speicherdauer und Sicherungen
Wir speichern Angaben, solange sie für Anfrage, Bewerbung oder Auftrag, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen benötigt werden. Im Portal sind Prüffristen von 90 Tagen für Upload-Aufträge, 180 Tagen für Bewerbungen und 730 Tagen für sonstige Anfragen vorgesehen. Das sind Prüfzeitpunkte und keine Zusage einer automatischen Löschung. Bei Wegfall des Zwecks prüfen wir die Löschung; bei erforderlicher weiterer Aufbewahrung beschränken wir die Nutzung auf diesen Zweck. Eine längere Speicherung von Bewerbungen für spätere Stellen erfolgt nur mit gesonderter Vereinbarung beziehungsweise Einwilligung.
Gelöschte Portalvorgänge bleiben zunächst 30 Tage im geschützten Papierkorb wiederherstellbar und werden danach bei der Bereinigung endgültig entfernt, soweit keine berechtigte Löschsperre entgegensteht. Verschlüsselte Sicherungskopien werden getrennt aufbewahrt und entsprechend dem Sicherungs- und Aufbewahrungszweck geprüft und ersetzt. Daten aus Sicherungen werden im laufenden Betrieb nicht für andere Zwecke verwendet. Sicherheits- und Zugriffsprotokolle werden aufbewahrt, soweit sie zur Nachvollziehbarkeit von Zugriffen, Fehlern und Missbrauch erforderlich sind.
8. Freiwillige Instagram-Einbindung
Die Instagram-Einbettung wird standardmäßig nicht geladen. Erst wenn Sie das Einwilligungsfeld aktivieren und „Beiträge anzeigen“ bestätigen, verbindet sich Ihr Browser mit Instagram. Anbieter ist Meta Platforms Ireland Limited, Dublin, Irland. Dabei erhält Meta unter anderem IP-Adresse, Browserinformationen und Abrufzeitpunkt und kann Cookies oder ähnliche Technologien verwenden. Bei bestehender Instagram-Anmeldung kann Meta den Besuch Ihrem Konto zuordnen. Daten können auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, verarbeitet werden.
Rechtsgrundlagen sind Ihre freiwillige Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie bei Speicherung oder Zugriff auf Ihrem Gerät § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Zustimmung gilt nur für die aktuelle Ansicht und wird von uns nicht dauerhaft gespeichert. Sie können sie im Instagram-Bereich über „Einwilligung widerrufen“ zurücknehmen; dadurch wird die Einbettung entfernt. Bereits von Meta gespeicherte Daten oder Cookies werden dadurch nicht automatisch gelöscht. Ohne Zustimmung bleibt die übrige Website nutzbar. Informationen zu Verarbeitung und Übermittlungsmechanismen: Datenschutzhinweise von Instagram/Meta.
Beim Anklicken externer Instagram- oder Google-Maps-Links verlassen Sie unsere Website. Beim bloßen Anzeigen dieser Links wird kein externer Inhalt geladen.
9. Schriftarten und Reichweitenmessung
Schriftarten, Bilder und Website-Dateien werden lokal ausgeliefert. Es werden keine externen Google-Fonts-Verbindungen, Analysewerkzeuge oder eigenen Werbetracker eingesetzt. Die freiwillige Instagram-Einbettung richtet sich nach Abschnitt 8. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling durch uns findet nicht statt.
10. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Gegen eine auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützte Verarbeitung können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen; gegen Direktwerbung jederzeit. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Wenden Sie sich dazu an ihr@zahnkunstlabor.de.
Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen.